La loi sur la non-discrimination relative aux informations génétiques est obligatoire pour tous les employeurs couverts et la nouvelle version doit remplacer toute ancienne version actuellement affichée sur votre lieu de travail. Le fait de ne pas afficher correctement ce nouvel avis expose les employeurs à des sanctions, pourrait entraîner une prolongation par un tribunal du délai de prescription applicable au dépôt de plaintes pour discrimination et pourrait potentiellement avoir un impact sur la responsabilité de l’employeur.
Faits rapides sur la loi
La loi comporte deux titres bien distincts. Le titre I traite de l’utilisation des informations génétiques par les assureurs et les régimes d’assurance maladie dans le cadre des questions d’éligibilité, de détermination des primes et autres prix et d’exclusion de la couverture. D’autre part, le titre II a un impact direct sur les employeurs en interdisant aux employeurs couverts de :
- demander, exiger ou acquérir de toute autre manière des informations génétiques auprès des candidats, des employés et des anciens employés (avec des exceptions limitées) ;
- utiliser des informations génétiques pour prendre des décisions relatives à toute condition ou tout privilège d’emploi ;
- exercer des représailles à l’encontre des employés qui s’opposent ou se plaignent de pratiques d’emploi illégales et/ou qui déposent une plainte conformément à la loi.
En outre, le titre II exige que les employeurs préservent la confidentialité des informations génétiques (avec des exceptions limitées).
Donc, plus on déterminera que de plus en plus de maladies ont une base génétique, plus la quantité d’informations médicales répondra à la définition de l’information génétique de cette loi.
Exceptions aux interdictions d’acquisition d’informations génétiques d’employés
Parmi les exceptions à l’interdiction d’acquérir les informations génétiques d’un employé, il y a le cas où un employeur reçoit par inadvertance des informations génétiques autrement interdites lors de conversations occasionnelles avec des employés, entend des conversations entre collègues de travail ou reçoit des courriels non sollicités comprenant des informations génétiques.
Une autre exception s’applique dans le cas où un employeur reçoit de telles informations soit dans le cadre du « processus interactif » faisant suite à la demande d’aménagement raisonnable d’un employé handicapé, soit en rapport avec la documentation soumise à l’appui d’un congé en vertu de la loi sur le congé familial et médical ou d’une autre loi d’État similaire.
Les informations génétiques acquises à partir de journaux, de magazines, de médias électroniques et d’autres sources d’informations commerciales et publiques sont également considérées comme une divulgation par inadvertance. Cependant, dans tous les cas où un employeur reçoit par inadvertance des informations génétiques, il doit les garder strictement confidentielles et, si elles sont consignées par écrit, il doit encore conserver ces informations, comme toutes les informations médicales, dans un dossier médical confidentiel distinct des autres informations relatives au personnel et correctement sécurisé par un accès restreint.
Outre les autres exceptions, la loi autorise les employeurs à offrir des services de santé ou de génétique, à condition qu’ils fassent partie d’un programme de bien-être volontaire.
Enfin, hormis quelques autres exceptions étroites, il n’est pas non plus dans l’intention de la loi d’interférer ou de s’appliquer aux utilisations et divulgations d’informations de santé protégées, régies par les règlements de la caisse de santé.
Nouvelles limitations sur les examens médicaux post-offre des employeurs
Malgré les exceptions limitées mentionnées ci-dessus, les employeurs doivent se rappeler que, bien que les lois actuelles de l’État sur la discrimination fondée sur le handicap permettent généralement aux employeurs couverts d’obtenir les antécédents médicaux familiaux ou d’effectuer des tests génétiques des demandes d’emploi une fois qu’une offre d’emploi a été faite, cette action sera interdite à la date d’entrée en vigueur de la loi.
C’est parce que la loi ne contient pas d’exception permettant aux employeurs d’obtenir des informations génétiques dans les cas où l’employeur a une raison légitime de prendre des décisions liées à l’emploi sur la base d’informations « protégées » (par exemple, on pourrait soutenir que les informations génétiques sont pertinentes pour déterminer si une personne est capable d’exécuter les fonctions essentielles de son poste et, en particulier, d’une manière qui ne mettra pas en danger la santé et la sécurité de la personne ou d’autres personnes.)
Si l’interdiction d’effectuer des tests génétiques sur les candidats à l’emploi peut sembler évidente compte tenu de l’objectif déclaré de la loi, la justification de l’interdiction des enquêtes sur les antécédents médicaux familiaux d’un individu dans le cadre d’un examen médical peut sembler moins évidente. Cependant, étant donné que les informations génétiques ont été définies de manière large pour inclure des informations sur » la manifestation d’une maladie ou d’un trouble chez les membres de la famille de l’individu « , le fait de demander les antécédents médicaux familiaux d’une personne présente un risque important que l’employeur reçoive des informations sur des antécédents familiaux d’une maladie d’origine génétique.
Conclusion
Si votre entreprise ne l’a pas encore fait, vous devriez immédiatement prendre les mesures suivantes, non seulement pour assurer la conformité avec la loi et les obligations connexes, mais aussi pour minimiser les risques associés à une » auto-divulgation » des employés et à d’autres divulgations involontaires d’informations génétiques.