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Entreprise : pourquoi s’équiper d’un outil de comptabilité ?

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Pour un auto-entrepreneur, il est souvent difficile de gérer le temps et les démarches administratives. Le recours à un logiciel informatique spécifique représente une aide précieuse dans votre gestion. Grâce à ses multiples fonctionnalités, ce programme permet de se libérer des tâches répétitives et chronophages. 

 

Une gestion centralisée grâce à l’outil de comptabilité

 

Suivre la trésorerie

La gestion de la trésorerie fait partie des piliers de base dans le fonctionnement d’une entreprise. Pour faciliter le travail, le logiciel ou l’outil de comptabilité propose un tableau de bord unique. Ce dernier permet de centraliser les données. Grâce à cela, vous obtiendrez une vision globale de vos dépenses et de vos placements où que vous soyez. Ce programme informatique vous permettra de prévenir les déficits et d’anticiper des solutions adaptées à la situation. Son plus grand avantage est qu’il est directement lié à votre gestion de comptabilité. De ce fait, vous pouvez synchroniser les informations. Pour en découvrir davantage sur l’outil de comptabilité, allez sur https://www.pole-emploi.fr/actualites/le-dossier/fonction-support/comptabilite-1/la-comptabilite-cest-quoi.html

 

Catégoriser les notes de frais

Le logiciel aide aussi à optimiser la gestion de vos notes de frais. À noter que ces documents sont indispensables pour le remboursement des dépenses professionnelles de vos collaborateurs. L’outil évite ainsi non seulement leur perte, mais également les différentes formes d’abus. Il vous offre la possibilité de fixer le plafond des dépenses et de catégoriser les justificatifs. La dématérialisation simplifie le traitement des notes de frais. Vous aurez par conséquent une meilleure traçabilité des documents et vous garderez vos factures plus longtemps.

 

Gérer la vente et la facturation

Un outil de comptabilité assure également la gestion et la centralisation des fichiers clients. Vous serez à même de créer chaque compte client sur un seul logiciel. Vous y noterez des informations telles que :

  • le nom ;
  • l’adresse ;
  • la raison sociale ;
  • les taux de TVA applicable ;
  • les conditions tarifaires ;
  • le mode de paiement ;
  • le numéro de TVA communautaire ;
  • les réductions de base.

Le programme vous offre la possibilité de conserver l’historique du client ou de l’auxiliaire depuis le début de la collaboration. Il vous accompagne dans la facturation et dans la gestion des impayés. Les processus sont entièrement automatisés. Cela vous évitera les oublis et les négligences. L’outil effectuera les relances quand cela sera nécessaire. Il vous fournira un rapport sur les statistiques des ventes effectuées et les taux de transformation des devis.

 

Un gain de temps inestimable

 

Un auto-entrepreneur manque souvent de temps pour réaliser toutes les tâches. Avec un outil de comptabilité, vous avez l’opportunité de vous orienter vers des opérations plus importantes. L’automatisation des envois aide à faciliter votre organisation. C’est le cas pour les bons de livraison, les devis, les factures et les bons de commande. D’autre part, la synchronisation évite la perte de temps dans le traitement des dossiers par différents services. Le paramétrage du programme se révèle assez simple. Vous n’avez pas besoin d’être expert en informatique pour l’utiliser.

 

Des résultats fiables et une réduction des risques d’erreur

 

Dans la comptabilité, il est essentiel d’avoir des informations fiables. Les erreurs peuvent engendrer une grande perte pour votre entreprise. Le logiciel limite, voire élimine, les coquilles récurrentes telles que les fautes de frappe. Ces dernières sont fréquentes lors du traitement d’une grande quantité de données. La digitalisation lutte également contre la fraude. En premier lieu, vous respecterez les normes en vigueur pour la rédaction des documents. Ce point est important pour les mentions obligatoires sur les factures, par exemple. En second lieu, vous éviterez les doublons, les oublis ou les pertes de justificatifs, handicapants au moment des contrôles fiscaux.