Lorsqu’on travaille avec Excel, de nombreuses tâches nécessitent de fusionner deux fichiers Excel ou même de fusionner plusieurs fichiers Excel en une seule feuille. Par exemple, la mise à jour de listes de prix, d’inventaires de produits ou de bases de données clients. Mais pour de nombreux utilisateurs d’Excel, cette tâche peut s’avérer assez difficile et prendre beaucoup de temps. La bonne nouvelle est, qu’il existe plusieurs outils de comparaison d’Excel disponibles qui rendent la fusion de fichiers Excel très facile.
Voici mes outils préférés pour fusionner des fichiers Excel :
SynkronizerExcel-Tool
Si lors d’un séminaire vous recevez de nouvelles cartes de visite, vous les capturez dans Excel et vous voulez maintenant les ajouter à votre liste principale de clients. Il est probable que certaines de ces adresses nouvellement capturées figurent déjà dans votre liste de clients. Alors, comment trouver celles qui ont été sauvegardées ?
Dans un autre cas, vous souhaitez mettre à jour votre liste de prix actuelle et vous avez reçu plusieurs fichiers Excel de vos services commerciaux pour mettre à jour toutes les modifications de votre liste de prix.
Ce sont deux exemples classiques où un outil de comparaison Excel serait d’une grande aide. Malheureusement, de nombreux utilisateurs d’Excel utilisent encore une méthode plutôt manuelle en triant, en comparant et en recherchant les champs à fusionner ou à mettre à jour.
L’outil de comparaison d’Excel est un outil très utile.
Fusionner des fichiers Excel en un seul nécessite généralement deux étapes. Dans un premier temps, deux classeurs ou feuilles de calcul doivent être sélectionnés et comparés. En conséquence, les différences ou les champs redondants sont affichés. Une fois les différences identifiées, vous devez décider s’il faut supprimer, mettre à jour ou fusionner une différence. J’appelle cela ‘le processus de mise à jour’ qui signifie essentiellement transférer les différences d’une feuille de calcul à l’autre feuille de calcul jusqu’à ce que les deux feuilles soient complètement fusionnées.
Pour rendre cette tâche plus facile, plus rapide et plus précise, il existe plusieurs outils. Alors que tous les outils de comparaison Excel vous soutiennent dans la première étape et vous montrent les différences identifiées, seuls quelques outils sont capables de soutenir le processus de mise à jour. Cet exemple étape par étape montre, comment facile et rapide vous pouvez fusionner deux fichiers Excel avec le bon outil à portée de main.
Sélectionner les classeurs et les feuilles de calcul à fusionner
Dans un premier temps, vous devrez sélectionner deux classeurs que vous souhaitez comparer. De nombreux outils disponibles permettent de comparer plusieurs feuilles de calcul au sein d’un classeur. Certains outils permettent même d’enregistrer des projets répétés ou de personnaliser les options de filtre et de réglage comme un nouveau défaut.
Définir les filtres et les options pour améliorer les résultats
Pour obtenir les meilleurs résultats et une plus grande précision, certains outils vous proposent une gamme de filtres et d’options de réglage. Si certains outils disposent d’une gamme très complète, d’autres ont une gamme plutôt basique, voire aucune option. Mais plus une tâche est personnalisable, plus les résultats sont précis et plus l’affichage des différences est significatif. Une autre chose à rechercher lors du choix d’un outil de comparaison Excel est de savoir s’il est capable de traiter les colonnes insérées et les lignes insérées qui sont le type de différences le plus difficile à traiter.
Valider le résumé de la comparaison
Dès que les feuilles de calcul sont sélectionnées et que les options de filtre et de réglage sont choisies, le processus de comparaison peut être lancé. Comme pour la plupart des outils, la comparaison proprement dite ne devrait prendre que quelques secondes jusqu’à l’affichage des différences. Lors de cette étape, il est essentiel qu’un outil identifie non seulement tous les types de différences, comme les différences de cellules, les différences de formules, les colonnes insérées, les différences de format, etc. mais aussi que l’identification ait la plus grande précision possible.
Cela peut être délicat car il existe une infinité de cas particuliers et d’exceptions. La façon dont les différences sont affichées est également critique puisque vous devrez prendre des décisions, quelle différence individuelle ou quel groupe de différences doit être fusionné. Plus l’affichage des différences est bon, plus le processus de mise à jour peut être facilité et accéléré.
Mettre à jour et fusionner des fichiers Excel en un seul
Avec toutes les différences identifiées, la première étape de la tâche de fusion de deux fichiers Excel est terminée. Et avec cette étape, la plupart des outils de comparaison Excel se terminent. Actuellement, il n’y a que deux outils disponibles qui soutiennent l’utilisateur dans le processus réel de mise à jour. Cependant, puisque la mise à jour ou la fusion est l’objectif final, cette étape est critique et, naturellement, avoir un outil à portée de main qui prend en charge cette étape est d’une grande utilité.
Un bon outil vous fournira des options flexibles pour chaque type différent concernant les options de mise à jour ; pour supprimer une différence ou pour transférer une différence de la feuille cible à la feuille source ou de la feuille source à la feuille cible. Mais dans le cas où il y a beaucoup de différences à fusionner, la fonction de fusion de types de différences entiers en une seule fois vous fera gagner beaucoup de temps. Une fois que toutes les différences sont fusionnées, le classeur final peut être sauvegardé, et vous êtes prêt à partir.
Comment trouver l’outil qui vous convient
Comme vous pouvez le constater, avoir un bon outil de comparaison Excel à portée de main vous fera gagner beaucoup de temps. Choisir le bon outil de comparaison Excel qui correspond à vos besoins est en fait assez facile puisque la plupart des outils proposent une période d’essai gratuite allant jusqu’à un mois. Les prix vont de la gratuité à 100 euros en une seule fois. La question principale est de savoir où et pour quoi vous aurez besoin de la comparaison. S’agit-il de petits fichiers Excel simples à la maison ou avez-vous besoin d’une solution plus professionnelle et sophistiquée sur votre lieu de travail ?
Si les fichiers Excel sont suffisamment petits pour être fusionnés manuellement, vous serez bien avec fondamentalement tous les outils disponibles. Cependant, dès que les fichiers deviennent plus volumineux, ce qui est la plupart du temps le cas dans les entreprises, une solution plus sophistiquée, qui prend en charge le processus de mise à jour est fortement recommandée.