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Choisir la meilleure solution de gestion de documents pour votre petite entreprise

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Quel système de gestion de documents convient à votre petite entreprise ? Ces comparaisons de solutions de stockage en nuage et de systèmes de gestion de documents vous aideront à choisir l’outil qui vous convient.

L’idée d’avoir une stratégie de gestion des documents est devenue une partie importante des opérations pour les petites entreprises. Le choix de la bonne solution est crucial car elle peut vraiment faire partie intégrante du flux de travail interne et des opérations d’une entreprise en fournissant tout, de la structure pour organiser et sécuriser les documents numériquement, à la capacité d’améliorer l’expérience client et en permettant un flux de travail synergique, des capacités de travail à distance et des capacités de continuité des activités.

 

Solutions de stockage en nuage pour les petites entreprises

1. Google Drive

Bien que l’utilisation de Google Drive soit devenue populaire à la fois pour les entreprises (c’est-à-dire Google Drive for Work) et pour un usage personnel, il est important de comprendre sa fonctionnalité en tant que système de stockage de fichiers basé sur le cloud principalement, avec une sécurité limitée et d’autres caractéristiques clés d’un système de gestion de documents telles que la signature électronique, les structures de fichiers personnalisables et le cryptage de niveau bancaire pour le transfert et le stockage des fichiers.

 

2. Adobe Document Cloud

L’application de stockage de documents dans le cloud d’Adobe Adobe Document Cloud est exactement ce que son nom indique… une plateforme de stockage qui permet également d’éditer des PDF, mais qui n’offre pas de fonctionnalités de gestion de documents au-delà des fonctions de partage et de signature électronique de base. Il n’y a pas de flux de travail, de sécurité, de conformité ou d’outils de collaboration avancés disponibles dans cette solution. Cependant, pour les petites entreprises qui traitent de nombreux fichiers PDF, les capacités d’édition avancées et les outils de signature électronique peuvent rendre un investissement dans cet outil intéressant.

 

3. Dropbox

Dropbox est une véritable plateforme de partage de documents basée sur le cloud qui peut être utilisée par les particuliers et les entreprises de toutes tailles. Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers lorsqu’ils reçoivent une invitation, même s’ils n’ont pas de compte, et la collaboration est également possible

 

4. Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive est similaire à Dropbox et Google Drive, cependant, sa force réside dans son intégration à la plateforme Microsoft Windows (donc si vous êtes un utilisateur Mac, vous devrez télécharger des outils clients séparés). Un avantage pour les utilisateurs de Microsoft est que vous pouvez synchroniser vos fichiers avec vos versions de bureau des applications Office ainsi que d’activer l’enregistrement automatique sur OneDrive.

 

Solutions de gestion documentaire dans le cloud pour les petites entreprises

1. Zoho Docs

Zoho Docs est une solution de gestion de documents plus robuste que ces applications de stockage en nuage mentionnées ci-dessus, offrant un stockage en nuage et la possibilité de télécharger des fichiers en les envoyant par courriel aux adresses électroniques générées par Zoho. La plateforme propose également quelques options de sécurité, notamment des fichiers protégés par mot de passe ainsi qu’une protection contre les virus et les malwares.

 

2. Box (pour les entreprises)

Box propose plusieurs niveaux de service, chacun offrant aux utilisateurs différents niveaux de fonctionnalités de réglementation et de conformité des entreprises, bien que la société ne délimite pas spécifiquement ses capacités de conformité, ce qui laisse aux utilisateurs le soin de déterminer si la solution les aidera à répondre à leurs besoins. Box permet un certain niveau d’automatisation du flux de travail et offre également un stockage illimité, mais il peut ne pas permettre aux utilisateurs de visualiser et de modifier certains types de documents.

 

3. SmartVault

Smartvault est un outil de gestion documentaire complet qui permet aux organisations de créer un flux de travail documentaire transparent et sans papier, personnalisé en fonction de leurs besoins exacts. La puissance de SmartVault réside dans ses solides capacités dans tous les domaines de la gestion de documents – du stockage de documents en ligne et du partage sécurisé de fichiers, à la conformité et à la sécurité des données, en passant par la productivité et les intégrations d’applications professionnelles telles que DocuSign, Outlook, Quickbooks, etc.