Lorsque le jour de la paie arrive, les employés supposent automatiquement qu’ils seront non seulement payés, mais qu’ils recevront le bon montant. Un moyen facile de s’assurer que tout le monde reçoit le paiement et que le service des impôts n’est pas sur votre dos. Certains peuvent considérer ce service comme un gaspillage d’argent puisqu’il peut être complété à l’interne ; cependant, le fait d’avoir un professionnel pour s’occuper des lois fiscales confuses et pour absorber le coût de toute erreur est un gros avantage.
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Prix et frais cachés
La première question qui vient à l’esprit de tout le monde et la première question qui doit être posée est : combien ? Ils peuvent facturer un forfait avec des frais supplémentaires par chèque ou des frais basés sur la fréquence de la paie. Il se peut que vous souhaitiez payer vos employés chaque semaine, mais que vous trouviez qu’une semaine sur deux vous ferait économiser de l’argent. Il s’agit d’un élément à prendre en considération. Veillez également à consulter une ventilation détaillée de la facture afin de découvrir les frais cachés que certaines entreprises peuvent « oublier » de mentionner. Par exemple, le simple fait de faire passer un employé au dépôt direct ou d’ajouter un nouvel employé peut entraîner des frais supplémentaires. Vous pouvez également demander si les charges et les frais qui vous ont été indiqués sont susceptibles d’être modifiés et, dans l’affirmative, s’ils augmentent fréquemment ?
Services spéciaux
En plus des chèques de paie, les services de paie offrent souvent d’autres services spéciaux aux entreprises. Ces services spéciaux comprennent le dépôt direct, les rapports personnalisés, ainsi que l’administration des avantages sociaux des employés, des régimes de retraite et des déductions avant impôt pour l’assurance médicale ou la garde d’enfants. Certaines entreprises sont capables de développer des logiciels personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques. Si vous avez des employés dans différentes régions, vous devez vous assurer que l’entreprise a des capacités de couverture nationale.
Facilité d’utilisation et accessibilité
La plupart des services de paie actuels permettent l’accès à un site sécurisé pour que les employés puissent consulter leur historique de paie individuel. Le fait de disposer d’un site Web protégé par un mot de passe pour consulter et imprimer les talons de paie, examiner l’historique de la paie et suivre les jours de maladie, les jours personnels et les vacances offre un meilleur service à vos employés. Le fait d’avoir ces informations à portée de main diminuera également le nombre de questions sur la paie auxquelles vous devez répondre.
Un système de paie basé sur le web, bien que courant, n’est pas le seul moyen de fournir les informations pour la paie. Certains services de paie exigent que l’on téléphone à une date et une heure précises, ce qui peut être très peu pratique pour un emploi du temps en constante évolution. Il est également possible d’envoyer un fax ou un e-mail. Mais le fait de pouvoir saisir les informations à tout moment et en tout lieu à partir d’un navigateur Web vous donne la possibilité de vérifier que toutes les informations sont correctes et d’apporter facilement des modifications. Une fois que vous avez déterminé le moyen de communication qui vous convient le mieux, vérifiez si le prestataire peut répondre à ces besoins. Fournir des informations pour le service de paie ne doit pas être complexe et fastidieux, mais facile et pratique. N’oubliez pas qu’un service de paie est censé atténuer le stress.
Responsabilité et service client
Un service de paie qui fait fréquemment des erreurs peut être la source d’une grande frustration. Et bien que vous ne devriez signer qu’avec un fournisseur qui garantit qu’il absorbera les coûts de ses erreurs, vous ne voulez pas vous inquiéter de savoir quel chèque sera incorrect le prochain jour de paie. Comme mentionné précédemment, vous devriez demander à chaque service de paie des références de comptes similaires. Contrôlez auprès de ces entreprises la précision, l’intégrité, le temps de réponse, le professionnalisme et le service client du prestataire.
Tout le monde fait des erreurs ; même les meilleurs services de paie peuvent faire une erreur à un moment donné. Ce qui définit l’entreprise, c’est la façon dont elle réagit à son erreur et si elle en prend la responsabilité ou non. Demandez-leur avec quelle rapidité de nouveaux contrôles seront fournis en cas d’erreur. Et assurez-vous que le service de paie est responsable des erreurs fiscales, car les pénalités pour une telle erreur peuvent être très élevées.
Le service client est également essentiel. Vous ne voulez pas attendre 20 minutes au téléphone pour tomber sur une personne qui ne connaît pas votre compte et qui est donc incapable de répondre à votre question. Renseignez-vous pour savoir s’il existe d’autres options que l’appel pour obtenir de l’aide ou des réponses. Peut-être peuvent-ils répondre plus rapidement aux e-mails ?
Qui s’occupera de votre compte ?
Le dernier point, mais certainement pas le moindre, est de savoir qui s’occupera de votre compte. Vous avez peut-être rencontré le grand patron expérimenté au moment où vous avez signé la ligne pointillée, mais une fois que vous êtes parti, il confie votre compte à un stagiaire inexpérimenté. Une fois que vous avez trouvé la personne qui s’occupera de votre compte, assurez-vous que c’est quelqu’un avec qui vous vous sentez à l’aise et qui vous encourage à poser des questions. Vous aurez affaire à cette personne régulièrement et vous ne voulez pas travailler avec quelqu’un qui vous met mal à l’aise chaque fois que vous ne comprenez pas quelque chose.
Plus vous en saurez sur le service de paie, mieux vous vous porterez car, finalement, il s’agit de trouver une entreprise qui répondra à vos besoins et à ceux de votre entreprise.